Zmiany w przepisach, zwłaszcza podatkowych, zazwyczaj wymagają wprowadzenia zmian w procesach księgowych przedsiębiorstw. Tak samo było w przypadku ogłoszenia Krajowego Systemu e-Faktur – odrzucenie papierowych faktur na rzecz rozwiązania elektronicznego to prawdziwa rewolucja dla przedsiębiorców. Podczas przygotowań warto bliżej przyjrzeć się nadchodzącemu obowiązkowi e-fakturowania, zarówno jego wadom, jak i zaletom.
Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma do wysyłania i odbierania e-faktur. KSeF centralizuje proces rejestracji faktur, pośrednicząc w ich wymianie między podmiotami gospodarczymi. Jego celem jest ujednolicenie sposobu rozliczania się z urzędem skarbowym, usprawnienie komunikacji z administracją, a także walka z oszustwami oraz uszczelnienie tzw. luki VAT.
KSeF miał wejść w życie 1 lipca 2024 r., jednak decyzją Ministerstwa Finansów termin ten odroczono, a nowa data e-fakturowania nie została jeszcze ogłoszona. Warto wykorzystać ten czas, dokładnie zapoznać się ze zmianami w prawie podatkowym i odpowiednio do nich przygotować.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF oznacza, że każda firma albo wystawiać i odbierać faktury bezpośrednio w KSeF. Faktury ustrukturyzowane wystawiane za pośrednictwem KSeF mają nadany numer identyfikacyjny KSeF Id, format format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2).
Co więcej, dokumenty przesłane omyłkowo do KSeF nie będą mogły być anulowane, konieczne będzie wystawienie faktur korygujących Nowe przepisy wprowadzają likwidację not korygujących KSeF - w tym wypadku również faktury korygujące będą odpowiadały za poprawienie błędów zidentyfikowanych na fakturach.
Niektórym przedsiębiorcom trudno jest zaakceptować nadejście KSeF. Wdrożenie nowego rozwiązania wymaga zaangażowania, poznania szczegółów zmian, a także wprowadzenia modyfikacji w procesach wewnętrznych firmy, które mogą zająć nawet kilka miesięcy, zwłaszcza jeśli chodzi o skomplikowaną implementację KSeF w dużych przedsiębiorstwach.
- Czasochłonna analiza procesów fakturowych firmy.
- Specjalistyczna ocena przydatności wykorzystywanych już systemów finansowo-księgowych do e-fakturowania pod kątem zgodności z nadchodzącymi przepisami.
- Potrzeba ścisłego określenia procesu fakturowania na wypadek niedostępności lub awarii Krajowego Systemu e-Faktur.
- Wybór odpowiedniej platformy do komunikacji i wdrożenia KSeF w firmie.
Wbrew pozorom obowiązek fakturowania elektronicznego to wyzwania, ale również szereg korzyści dla przedsiębiorców. Samo przygotowanie firmy do wdrożenia e-fakturowania jest szansą, aby zweryfikować pewne procesy, usprawnić je i skrócić ścieżki decyzyjne. To również doskonały moment, by odpowiedzieć na potrzeby pracowników, którzy na co dzień zajmują się księgowością - oni doskonale znają ograniczenia wykorzystywanych systemów i są świadomi niezbędnych usprawnień.
Ponadto do plusów KSeF należy zaliczyć:
- szybszy obieg faktur między firmami, a co za tym idzie - szybszy obieg dokumentów i mniejszą liczbę pomyłek w porównaniu do dotychczasowych procesów,
- likwidacja problemu zagubionych faktur i duplikatów,
- szybszy zwrot podatku VAT (40 dni),
- brak konieczności przesyłania pliku JPK_FA do organów podatkowych,
- jeden standard faktury,
- większe bezpieczeństwo wymiany faktur,
- archiwizowanie faktur w KSeF przez 10 lat.
Chociaż KSeF wymaga inwestycji czasu, staje się wielką szansą dla polskich przedsiębiorców na digitalizację i wejście w nową, cyfrową erę. Możliwość pełnej automatyzacji rejestracji faktur zakupowych oraz usprawnienie procesowania faktur sprzedaży dzięki wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi, usprawni wiele procesów księgowych.
Małe firmy, wymieniające niewielkie liczby faktur, mogą wystawiać je i odbierać bezpośrednio w KSeF, natomiast większe podmioty powinny wykorzystać specjalistyczne systemy dostępne na rynku, których zadaniem jest wspieranie firm w sprawnej obsłudze faktur ustrukturyzowanych poprzez integrację KSeF z ich platformą.
Tego typu oprogramowanie do komunikacji z KSeF często jest wyposażone w mnóstwo przydatnych funkcjonalności, wykorzystywanych m.in. do automatyzacji procesów związanych z fakturowaniem.
Przygotowania do wprowadzenia obowiązku e-fakturowania w dużej firmie mogą trwać wiele tygodni. Nie czekaj więc na ostatnią chwilę - wprowadź wymagane modyfikacje już teraz, a KSeF Cię nie zaskoczy. Unikniesz też stresu i potencjalnych kar.
