Praca w pandemii. Coraz więcej pytań do PIP od przedsiębiorców i pracowników

Najczęściej padają pytania dotyczące pracy z domu i jej rozliczania, a także pracy zdalnej osób objętych kwarantanną lub izolacją, szczególnie możliwości pracy w okresie izolacji, przy braku objawów choroby.

Pandemia wiele zmieniła i obecnie często brakuje rozwiązań regulujących sytuację prawną zatrudnionych pracowników albo są one nieprecyzyjne. Jest więcej takich skarg, które poruszają kwestie związane z pandemią. Na przykład zmniejszono czas pracy o 20 proc., czy proporcjonalnie powinno zostać zmniejszone wynagrodzenie? Praca w okresie izolacji też budzi wątpliwości. W chwili obecnej ona nie jest jednoznacznie rozstrzygnięta -  mówi Paweł Budziński z Inspektoratu Państwowej Inspekcji Pracy w Krakowie.

Niektóre zapisy Kodeksu pracy nie są tożsame z tymi z tarcz antykryzysowych. Pracodawcy mogą być zwolnieni z tworzenia funduszu socjalnego, a także rozliczania tak zwanych "wczasów pod gruszą". Automatycznie obcokrajowcy z 6 krajów, mają przedłużone pobyty i zezwolenia na pracę na terenie Polski do 30 dni od zakończenia stanu pandemii, jak np. pracownicy z Ukrainy.

1. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w przypadku uzyskania  informacji o wystąpieniu zakażenia Covid-19 u pracownika?

Na punkcie samego prawa pracy takich wytycznych faktycznie nie ma. W związku z  tym  inspekcja pracy wskazuje pracodawcom, żeby taka lista obowiązków została ustalona z inspekcją sanitarną. Generalnie jednak, jeżeli w firmie jest pracownik, który poprzez swoje zachowanie wskazywałby, że faktycznie jest zakażony, to pracodawca może prosić go o przebadanie. Prawo pracy nie zakazuje, ale też nie ma podstawy prawnej, żeby zmusić podwładnego do wykonania testu. Pracownik musi na to wyrazić zgodę. Jeżeli jej udzieli, wykonuje badanie w kierunku koronawirusa. Jeżeli wynik będzie pozytywny firma albo pracownik (to należy ustalić) powiadamia inspekcję sanitarną. Ona ustala dalszą procedurę postępowania. Przełożony powinien w takiej sytuacji, dla bezpieczeństwa innych osób, ustalić z kim pracownik zakażony (albo podejrzany o zakażenie) miał kontakt i powiadomić je o tym, a także skontaktować się z sanepidem.

Zalecana procedura w przypadku pozytywnego wyniku testu bądź uzasadnionego podejrzenia, że pracownik jest zakażony wirusem SARS-CoV-2:

1. Poinformować o zagrożeniu pracowników - wynika to z art. 207(1) Kodeksu pracy: pracodawca jest obowiązany przekazywać pracownikom informacje o zagrożeniach dla zdrowia i życia.

2. Poinformować o sytuacji powiatową stację sanitarno - epidemiologiczną - wynika to z art. 5 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych.

3. Podjąć działania, które doprowadzą do zorganizowania pracy w sposób zapewniający bezpieczeństwo (art. 207 par. 2 Kodeksu pracy), które w tym konkretnym przypadku mogą polegać na:

- zarządzeniu dezynfekcji stanowiska pracy chorego pracownika, narzędzi, które używał;

- wydaniu polecenia pracy zdalnej tym pracownikom, którzy mogą tak pracować - do czasu wydania decyzji w sprawie kwarantanny przez Sanepid;

- można wydać pracownikom polecenie wykorzystanie zaległego urlopu;

- nowe przepisy nie rozstrzygają, co z pracownikami, którym nie da się zlecić pracy zdalnej - tu w zależności od sytuacji i zaleceń sanepidu do czasu rozstrzygnięcia przez sanepid, czy osoby te będą objęte kwarantanną, czy nie - pracodawca może zdecydować o zarządzeniu przestoju; może porozumieć się z pracownikiem, co do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy; może porozumieć się z pracownikiem w sprawie wykorzystania bieżącego urlopu wypoczynkowego lub kontynuować pracę, jeżeli zapewni bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

2. Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do zrobienia testu?

Za jego zgodą tak. Analogicznie jak przy badaniu na trzeźwość. Jeżeli pracownik się zgodzi na badanie w kierunku Covid-19, to może je wykonać. Jeżeli będzie opór ze strony pracownika, najlepiej poinformować sanepid. On ma możliwość wydania decyzji w tym zakresie.

3. Czy, jeżeli  pracownicy się zgodzą na przeprowadzenie testów na Covid-19, czy pracodawca pokrywa wtedy koszt jego wykonania?

Brak szczegółowych przepisów w tym zakresie. Wydaje mi się, że jeżeli jest to na zlecenie zakładu pracy, to co do zasady, wydatki związane z przeprowadzeniem badania powinny być pokryte przez pracodawcę.

4. Pracownik przebywa na kwarantannie. Czy zgodnie z przepisami covidowymi musi dostarczyć pracodawcy zaświadczenie z sanepidu?

Obecnie nie ma takiego wymogu. Wcześniej były wydawane decyzje w formie pisemnej, ale ze względu na ich liczbę zostały zmienione przepisy. Obecnie sanepid zamieszcza informacje o kwarantannie czy izolacji w systemie elektronicznym. W systemie PUE ZUS są one widoczne dla pracodawcy. Każdy pracodawca ma więc podgląd do tych danych. Oczywiście nie zwalnia to pracownika z obowiązku poinformowania pracodawcy o nieobecności w pracy. Może to zrobić telefonicznie, poprzez SMS-a lub mailem. Więc najpóźniej drugiego dnia absencji w miejscu zatrudnienia, pracownik w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy powinien się z nim skontaktować, powiadomić dlaczego go nie ma w pracy i jak długo ta nieobecność potrwa.

5. Czy w momencie objęcia pracownika kwarantanną przedsiębiorca z automatów  się o tym dowiaduje?

Takiego automatyzmu nie ma. Pracownik powinien powiadomić o tym przełożonego. Do firmy taka informacja może dotrzeć z ZUS, ale tylko dlatego, że przebywanie na kwarantannie wpływa na wysokość osiąganego wynagrodzenia przez podwładnego. Obecnie sanepid zamieszcza informacje o kwarantannie czy izolacji w systemie elektronicznym. W systemie PUE ZUS są one widoczne dla pracodawcy.

6. Jak pracownik ma zawiadomić przełożonego o nałożonej kwarantannie?

Wystarczy informacja ustna przekazana przełożonemu. Ale co do zasady jednak pracownik powinien wypełnić oświadczenie, które jest dostępne na stronie ZUS i przekazać pracodawcy (np. wysłać mailem za potwierdzeniem odbioru).

7. Jakie są zasady naliczania wynagrodzenia za czas przebywania w kwarantannie? Czy obowiązują takie same rozwiązania, jak w przypadku przebywania na zwolnieniu lekarskich z innego powodu?

Czas kwarantanny czy izolacji, to czas nieobecności w pracy usprawiedliwiony, płatny tak samo, jak za przebywanie na zwolnieniu lekarskim z każdego innego powodu. Czyli za ten czas dostajemy 80 proc. wynagrodzenia.

8. Czy pracodawca od pracownika, który wraca do pracy po odbytej kwarantannie, może żądać udokumentowania, że jest zdrowy?

Pracodawca nie posiada takiego uprawnienia, a pracownik obowiązku. Kwestie udokumentowania zdolności do pracy regulują przepisy art. 229 Kodeksu pracy i odnoszą się one jedynie do niezdolności do pracy pracownika trwającej 30 dni, która powoduje konieczność poddania się przez pracownika badaniom kontrolnym. Podczas kwarantanny pracownik co do zasady nie jest niezdolny do wykonywania pracy. 

9. Czy jeżeli mieszkam z osobą zakażoną i została na mnie nałożona kwarantanna, to również muszę powiadomić o tym pracodawcę?

Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 2 listopada 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r., poz. 1931), kwarantanna na osobę która jest współdomownikiem osoby chorej (zakażonej) nakładana jest z mocy prawa od dnia uzyskania przez osobę, u której stwierdzono zakażenie wirusem SARS-CoV-2, pozytywnego wyniku testu diagnostycznego w kierunku SARS-CoV-2. W związku z powyższym, współdomownik osoby zakażonej jest obowiązany poddać się kwarantannie trwającej do upływu 7 dni od dnia zakończenia izolacji osoby, z którą prowadzi wspólne gospodarstwo domowe lub zamieszkuje. W takim przypadku inspekcja sanitarna nie musi wydawać żadnej decyzji, pracownik ma jednak obowiązek poinformować pracodawcę, że na mocy tego przepisu został objęty kwarantanną.  Dopiero po powrocie do pracy składa stosowne oświadczenie.

10. Czy oświadczenie o zakończeniu kwarantanny powinno mieć formę pisemną? Czy takie oświadczenie można wysłać mailem do pracodawcy?

Tak, zdecydowanie. Chociażby ze względów dowodowych zalecamy formę pisemną.

Można przekazać je mailem pod warunkiem, że pracownik będzie mógł wykazać, że zostało ono odebrane. Chodzi o to, żebyśmy mieli faktycznie pewność, że pracodawca na pewno zapoznał się z załącznikiem z takim oświadczeniem.  Ono będzie skuteczne, tylko gdy przełożony otworzy ten załącznik i przeczyta. Warto więc wysyłając mail ustawić funkcje potwierdzenia odbioru i przeczytania załączonej treści.

Jeżeli pracownik dostanie potwierdzenie, że pracodawca zapoznał się z  oświadczenie w dniu takim i takim, to faktycznie uznaje się, że zrobił to skutecznie. To ważne we względów dowodowych przy sporze z zatrudniającym, jeżeli usiłowałby on udowadniać, że takie oświadczenie nigdy do niego nie dotarło.

11. Jak powinien zareagować pracodawca, który dowiaduje się o zagrożeniu zakażeniem na terenie jego zakładu? Jakie kroki powinien podjąć po uzyskaniu takiej informacji?

Jeśli osoba podejrzana o zakażenie dalej wykonuje swoje obowiązki na terenie zakładu, to na pewno należy odsunąć ją od pracy i wysłać do domu. Następnie skontaktować się z inspekcją sanitarną, żeby ustalić dalszą procedurę postępowania, chociażby czy należy dokonać dezynfekcji zakładu pracy, a może wystarczy samo wietrzenie pomieszczeń. Należy również ustalić liczbę osób, która miała kontakt z zakażonym.

12. Jakie są najważniejsze obowiązki BHP w obecnej sytuacji epidemicznej, które pracodawca powinien u siebie w wdrożyć?

Wszystko zależy od profilu działalności prowadzonej na terenie zakładu pracy. Bo to zdecydowanie wpływa na to, jakie obowiązki sanitarne muszą być spełnione. Czy musi być zachowana odległości 1,5 metra pomiędzy pracownikami, zapewnione środki ochrony indywidualnej typu maseczki, przyłbice czy płyny do dezynfekcji. To zależy również chociażby od tego, czy pracownicy mają styczność np. z kontrahentami czyli osobami z zewnątrz.

Jeżeli w zakładzie  pracy nie ma możliwości rozgraniczenia stanowisk pracy, to PIP zaleca wprowadzenie zmianowości pracy, podzielenie pracowników na grupy, które nie maja ze sobą styczności. Jeżeli pracodawca ma takie możliwości lokalowe, to zalecamy również wprowadzenie zasady, że w jednym pomieszczeniu pracuje jedna osoba. Zawsze rekomendujemy również, tam gdzie to możliwe wysyłanie pracowników na pracę zdalną.

13. Czy pracownicy muszą wykonywać okresowe lub wstępne badania lekarskie? 

Badania okresowe zostały zawieszone. Taki stan jest od marca, wprowadzony na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r., poz. 1842) Z jej art.12a i 31m, wynika również, że wszystkie orzeczenia lekarskie, które po 7 marca 2020 r. straciłyby normalnie ważność, dalej obowiązują. Są one ważne do 60 dni od dnia odwołania stanu epidemii. Czyli upraszczając - jeżeli stan epidemii zostanie anulowany, to będziemy mieli 60 dni, by uaktualnić takie badania. Jeżeli chodzi o badania kontrolne (przeprowadzają je osoby, które wracają do pracy po dłużej nieobecności spowodowanej chorobą - red.), to jest dalej obowiązek ich wykonywania. Natomiast wprowadzono pewne uproszczenie - może je przeprowadzić już nie tylko lekarz medycyny pracy, ale także każdy inny specjalista, do którego pracownik ma dostęp - np. lekarz rodzinny, internista, albo specjalista, który koordynował jego wcześniejsze leczenie (np. kardiolog, neurolog). Uwaga - badanie kontrolne nie może być wykonane w formie teleporady.

Pozostał również obowiązek przeprowadzania badań wstępnych u podejmujących zatrudnienie. Tu także wprowadzono ułatwienia - ze skierowaniem na ich przeprowadzenie pracownik może udać się do akurat dostępnego lekarza (więc niekoniecznie specjalisty z zakresu medycyny pracy). Należy jednak pamiętać, że jeżeli orzeczenie wyda inny specjalista, niż lekarz medycyny pracy, to zachowuje ono ważność do 30 dni od dnia odwołania stanu epidemii. Po tym czasie pracownik musi udać się ze skierowaniem od pracodawcy do lekarza medycyny pracy. Ten po przeprowadzeniu badania, wystawi odpowiedni dokument.

14. Czy pracodawca może ponosić odpowiedzialność za zakażenie się pracownika w miejscu pracy?

Tej kwestii nie regule prawo pracy. Należałoby się odwołać do przepisów postępowania cywilnego.  Jeżeli pracownik uzna, że został zakażony na terenie swojego zakładu pracy i było to efektem jakiegoś  niedopatrzenia ze strony pracodawcy, to ma możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania cywilnego. Ale co ważne - to on musi mieć dowody, które to potwierdzą w sądzie.

15. Czy pracodawca ma prawo zmierzyć temperaturę pracownikom przed wyjściem na teren zakładu?

Jeżeli pracownicy wyrażą na to zgodę - tak. Jeżeli tego nie zrobią, to podobnie, jak w przypadku przeprowadzania testów na COVID-19, czy mierzenia poziomu alkoholu we krwi, pracodawca nie może im zarzucić takiego obowiązku.

16. Czy jeżeli pracownik ma gorączkę, to pracodawca  może go wysłać do domu?

Nie wynika to z żadnego przepisu. Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy. I powinien to zorganizować. Gdyby pracownik nie chciał, to ciężko byłoby go zmusić lub wyciągać jakieś negatywne dla niego konsekwencje. Pracownik jednak powinien współpracować z pracodawcą w zakresie przestrzegania przepisów BHP. Jeżeli pracodawca ma podejrzenia, że pracownik choruje czy ma gorączkę, to można go poprosić, by poszedł do domu, ale zmusić się go nie da. Żaden przepis nie daje wprost takich uprawnień pracodawcy. Przepisy są dosyć ogólne w tym zakresie.

17. Czy pracodawca może narzucić pracownikowi pracę zdalną?

Zgodnie z ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych pracodawca może polecić w każdym czasie pracę zdalną. Reguluje to art. 3 tej ustawy. Oczywiście nie zawsze pracownik ma zdolności organizacyjne lub techniczne do wykonywania pracy w domu. Wówczas pracodawca powinien wyposażyć pracownika w odpowiedni sprzęt. Bywa oczywiście czasem tak, że choć pracodawca zapewni np. laptop czy telefon, to pracownik nie ma warunków lokalowych. Obie strony powinny wówczas dążyć do porozumienia, omówić wszelkie szczegóły. Jednak to pracodawca podejmuje ostateczną decyzję, a pracownik musi podporządkować się decyzji pracodawcy. Bywa tak, że sam pracownik wnioskuje o pracę zdalną. Ale w tym wypadku również decyzja należy do pracodawcy.

18. Jak wygląda kontrola czasu pracy w czasie pracy zdalnej? Czy pracodawca może monitorować ile czasu pracuje pracownik?

Aktualnie pracodawca nie ma jasno wskazanych przepisów, które pozwoliłoby mu na dokonywanie kontroli, poza obowiązkiem ewidencji sporządzania wykonywanych czynności. Czas pracy pracownika potwierdzać może kontrola korespondencji mailowej pracodawcy z pracownikiem czy też przekazane efekty pracy. Niekiedy informacje w tym zakresie potwierdza sam system informatyczny wykorzystywany do przekazywania pracy lub stosowany do pracy.

19. Kiedy pracodawca może cofnąć pracownika z pracy zdalnej?

Zgodnie z art. 3 ustęp 8 ustawy szczególnej pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Najlepiej poinformować pracownika o tej możliwości już przy kierowaniu go na pracę zdalną.

20. Czy mimo pandemii i tego, że większość z nas pracuje zdalnie dalej obowiązuje przepis, że zaległy urlop wypoczynkowy trzeba wykorzystać do końca września?

Tak, przepis ten dalej obowiązuje. W momencie wybuchu pandemii pracownicy bardzo często byli wysyłani na zaległe urlopy, bo firma miała przestój albo nie mogła świadczyć usług ze względu na wprowadzony wtedy lockdown. Obecnie tarcza 4.0 daje pracodawcom możliwość wysyłania na zaległe urlopy nawet bez zgody pracownika.  Wcześniej nie było to tak jasno określone w przepisach, wynikało to z orzecznictwa Sądu Najwyższego. W wyroku z 24 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05, Sąd Najwyższy stwierdził jednoznacznie, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop zaległy nawet bez jego zgody.

21. Czy pracownik przebywający na kwarantannie może pracować?

Kwarantannie poddawani są zdrowi ludzie. Muszą oni jednak czasowo być odizolowani. Dopuszczalnym jest świadczenie pracy zdalnej w okresie kwarantanny, jeżeli pracownik nie wykazuje objawów chorobowych i złoży oświadczenie o zamiarze wykonywania pracy zdalnej w czasie kwarantanny. Okres, w którym pracownik podlega obowiązkowi kwarantanny, nie jest tożsamy z niezdolnością do pracy z powodu choroby. Kwarantanna oznacza bowiem odosobnienie osoby zdrowej, u której nie stwierdzono zakażenia chorobą zakaźną, a która była narażona na takie zakażenie. W przypadku wykonywania pracy zdalnej podczas kwarantanny przysługuje pełne wynagrodzenie.  Natomiast jeśli nie jest możliwe wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, to wówczas za okres kwarantanny przysługuje wynagrodzenie chorobowe, czyli co do zasady w wysokości 80 proc. Co istotne, wykonywanie pracy zdalnej podczas kwarantanny musi odbywać się na wniosek pracownika. Pracodawca dla własnego bezpieczeństwa dowodowego powinien dostać taki wniosek i zachować go w dokumentacji.

22. Czy jest możliwość świadczenia pracy zdalnej po długiej nieobecności w pracy?

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374 z późn.zm.) w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Obecnie więc praca zdalna może odbywać się bez modyfikowania umowy o pracę (aneksowania), ale na podstawie wyłącznie polecenia pracodawcy. Nie ma ustawowego wymogu, aby polecenie takie miało być wydane na piśmie.  Dla celów dowodowych można  wezwać pracodawcę do potwierdzenia faktu jego wydania w formie pisemnej bądź dokumentowej.

23. Podczas pracy zdalnej w jaki sposób należy ewidencjonować pracę? Czy jest jakiś specjalny wymóg?

Określa to art. 3 ust. 6 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19. Mówi on, że na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, w szczególności obejmującą opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Oczywiście pracodawca może z pracownikiem określić bardziej precyzyjne szczegóły.