Krajowy System e-Fakturowania to specjalny system teleinformatyczny, wprowadzony przez Ministerstwo Finansów. Platforma umożliwia wystawianie, przechowywanie, przesyłanie czy udostępnianie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur). Takie dokumenty już za jakiś czas staną się normą w obrocie gospodarczym większości przedsiębiorstw i będą funkcjonowały obok tradycyjnych, znanych nam faktur.
Przetwarzanie dokumentów w KSeF eliminuje potrzebę ich fizycznego wydruku, gromadzenia czy przekazywania, zwiększając jednocześnie bezpieczeństwo informacji, bo te są chronione w bezpiecznym cyfrowym środowisku. Za pośrednictwem platformy można ponadto nadawać, zmieniać czy odbierać uprawnienia poszczególnym użytkownikom, a także monitorować i analizować obieg dokumentów czy informacje umieszczone na fakturach. Po wprowadzeniu do systemu każda z nich otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Zostaje także poddana kontroli prawidłowości danych i zweryfikowana pod kątem zgodności (struktury zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej), a także uznana za wystawioną i doręczoną.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to cyfrowy dokument zawierający wszelkie niezbędne informacje sprzedażowe. Został zaprojektowany według określonej struktury (stąd jego nazwa), w sposób umożliwiający łatwe przetwarzanie, analizę danych transakcyjnych oraz skuteczną ochronę danych.
Faktura ustrukturyzowana wyróżnia się specjalnym formatem zapisu (XML). Zawarte na niej informacje zostały zorganizowane w sposób jednolity, zdefiniowany i uniemożliwiający odczytanie dokumentu tradycyjną drogą, tak jak robi się to np. w przypadku typowej faktury PDF. Mimo to e-fakturę można przetwarzać automatycznie i w różnych systemach teleinformatycznych, niezależnie od oprogramowania, jakiego używa przedsiębiorstwo. Dane z faktury są błyskawicznie importowane do systemów księgowych, porządkowane i archiwizowane oraz sprawdzane pod kątem zgodności z przepisami podatkowymi.
System KSeF wystartował 1 stycznia 2022 roku i od tej pory korzystać z niego mogą przedsiębiorcy, którzy chcą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane. Dzięki temu firmy mogły i wciąż mogą przygotowywać się na nadchodzące zmiany w polskim prawie podatkowym. Ministerstwo wskazywało jednak daty, kiedy Krajowy System e-Fakturowania stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym.
Kiedy to nastąpi? Terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF wielokrotnie przesuwano. Jeszcze pod koniec 2023 roku resort finansów informował, że nowe przepisy i konieczność wystawiania faktury ustrukturyzowanej w systemie wejdą w życie od 1 lipca 2024 roku dla wszystkich przedsiębiorców VAT, a dla małych i średnich firm zwolnionych z podatku tego podatku - od 1 stycznia 2025 roku. 19 stycznia 2024 ministerstwo podało do publicznej wiadomości, że daty zostały przesunięte, a 26 kwietnia 2024 roku opublikowało konkretne terminy:
- Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur sprzedażowych ustrukturyzowanych w KSeF obejmie podatników, których wartość obrotów przekroczyła 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 roku obowiązkowy KSeF dotyczyć ma już wszystkich podatników.
Obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur będą zatem objęci:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT;
- przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT;
- podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.
Transformacja systemu księgowego prędzej czy później czeka każdą polską firmę. Proces ten może okazać się skomplikowany, kosztowny i czasochłonny zwłaszcza w średnich i dużych przedsiębiorstwach - szczególnie tych, gdzie wciąż obowiązują tradycyjne formy obiegu dokumentów lub do rozliczania faktur używa się oprogramowania, które lata świetności ma już za sobą.
Faktury ustrukturyzowane można wystawiać na 2 sposoby:
- używając bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez MF (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma),
- za pomocą bardziej zaawansowanych, dedykowanych programów komercyjnych.
Pierwsze rozwiązanie może okazać się wystarczające wyłącznie w przypadku mikro- i małych firm. Większe przedsiębiorstwa powinny rozważyć wdrożenie oprogramowania komercyjnego do wystawiania faktur elektronicznych, np. od WEBCON.
Przed wdrożeniem należy przede wszystkim zbadać potrzeby danej organizacji, by wybrać system, który najlepiej na nie odpowie i będzie w stanie spełnić wymogi konieczne do wprowadzania faktur ustrukturyzowanych w firmie. Kolejnym istotnym krokiem jest integracja firmowego oprogramowania z KSeF. Proces ten powinna zawsze poprzedzić analiza wewnętrzna organizacji, a także dokładne badanie rynku w celu wybrania najlepszego partnera technologicznego. Warto zwrócić uwagę, czy taki dostawca zapewnia dodatkowe szkolenia oraz aktualizacje.
