Prawidłowe prowadzenie dokumentacji firmowej jest niezwykle ważne z kilku powodów. Do najważniejszych zaliczają się przede wszystkim zgodność z przepisami i porządek w wewnętrznym archiwum. Zobacz, co możesz zrobić, żeby lepiej oznaczać i przechowywać swoje faktury!
Oznaczaniem faktur określa się proces zbierania informacji, które później pomagają w identyfikacji i porządkowaniu dokumentów. Każda z nich posiada swój indywidualny numer, która odróżnia ją od innych.
Do podstawowych elementów, które muszą znaleźć się na pokwitowaniu, zalicza się jeszcze datę wydania faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów, stawki VAT i podstawa prawna do jej zwolnienia oraz termin płatności.
Chociaż oznaczanie faktur samych w sobie nie należy do trudnych, nie wszyscy właściciele mają na to po prostu czas. Coraz częściej przedsiębiorcy inwestują w dodatkowe sprzęty albo aplikacje, które ułatwiają i przyspieszają cały ten proces. Do takich usług należy na przykład fakturowanie w ING Księgowość.
Przez to, że faktury są dokumentami regulowanymi prawnie, odgórnie określa się również okres ich przechowywania. Powinny one znajdować się w archiwach firmy pięć lat od końca roku, w którym minął termin płatności.
W przepisach nie ma jasno określone, czy wszystkie faktury powinno przechowywać się w formie papierowej, dlatego coraz więcej firm decyduje się na gromadzenie ich w formie elektronicznej. Ułatwia to kwestie porządkowania i przeszukiwalności, zwłaszcza jeśli do magazynowania używa się specjalnych programów.
W przypadku faktur elektronicznych należy jednak pamiętać o dowodach, które potwierdzają ich autentyczność i integralność. Warto również tworzyć ich regularne kopie zapasowe, które chronią nas przed utratą ważnych dokumentów.
W przypadku faktur papierowych postaraj się przechowywać je w uporządkowanych segregatorach. Mogą być poukładane latami, miesiącami albo kontrahentami.
Wspomnieliśmy już o fakturach elektronicznych. Bardzo dużo firm decyduje się na przechowywanie swoich dokumentów właśnie w ten sposób. Pozwala to na ograniczenie przede wszystkim miejsca, ale również papieru. Oszczędza dużo czasu przy wyszukiwaniu i porządkowaniu akt.
Internet i nowe technologie mają bardzo duże znaczenie nie tylko w branży rozrywkowej. Przydają się w przeróżnych dziedzinach życia i pracy. Dla pracodawców i pracowników szczególnie ciekawe mogą się okazać portale mówiące właśnie o pracy. Interesującą bazę danych, która stanowi przekrój zarejestrowanych w Polsce firm, znajdziesz na przykład pod linkiem: https://aleo.com/pl/firmy.
Poza tym na stronach takich jak https://aleo.com/pl/ znajdziesz wiele przydatnych informacji obowiązujących przepisach finansowych, czy wiarygodne oceny i opinie klientów oraz kontrahentów.
Chociaż oznaczanie faktur można nadal wykonywać ręcznie, wiele właścicieli decyduje się na automatyzację procesu. Jest to świetny sposób zarówno na jego przyspieszenie, jak i usprawnienie porządku w dokumentach.
