Tego zagadnienia jeszcze nie opisują podręczniki do savoi-rvivre’u ani etykiety w biznesie. Powód jest prosty - stosunkowo od niedawna używamy poczty elektronicznej na taką skalę. Do tej pory przedstawialiśmy się na żywo, w rzeczywistości wirtualnej - od niedawna. Ale i o tym sposobie zapoznawania ze sobą ludzi da się powiedzieć parę słów.
Dlaczego przedstawiać się przez maile? Odpowiedź jest prosta: Chcemy poznać ze sobą osoby, które mieszkają daleko od siebie, ale na przykład wkrótce się spotkają. Nasz kolega znad morza uwielbia poznawać nowych ludzi, tymczasem nasza koleżanka z Krakowa wyjeżdża do Gdańska, który chętnie zwiedzi w towarzystwie osoby, która miasto doskonale zna. W biznesie - żeby nie tracić okazji do zrobienia interesu. Na spotkanie wszystkich trzech zainteresowanych - przedstawianych i przedstawiającego być może trzeba by było czekać bardzo długo... Dzięki mailowi zaoszczędzamy trochę czasu - własnego i zainteresowanych.
Przede wszystkim należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach, które dotyczą przedstawiania w rzeczywistości, a więc: młodszego przedstawiamy starszemu, mężczyznę kobiecie, w pracy zaś: pracownika szefowi, kogoś, kto chce komuś coś zaoferować (sprzedać) osobie, która ma być odbiorcą danej usługi czy towaru. W przypadku osób w tym samym wieku lub na tych samych stanowiskach możemy przedstawić osobę, którą znamy mniej lub krócej komuś, z kim łączą nas relacje od dawna.
Jak więc napisać przedstawiającego maila? Załóżmy, że chcemy przedstawić Adama Kowalskiego, który pracuje w firmie GADŻET produkującej gadżety reklamowe naszej znajomej Ani Nowak, która jest specjalistką w dziale marketingu firmy ABC.
Droga Aniu,
pozwól, że przedstawię Ci w ten sposób Adama Kowalskiego, który jest przedstawicielem firmy GADŻET, produkującej gadżety reklamowe. Współpracuję z nim od kilku lat, znam ofertę i produkty jego firmy doskonale, i mogę powiedzieć, że są najwyższej jakości, a przy tym w bardzo atrakcyjnej cenie.
Drogi Adamie,
Anna Nowak jest specjalistą w firmie ABC i zajmuje się reklamą i PR. Jestem przekonany, że Twoja oferta może ją zainteresować.
Mam nadzieję, że ten kontakt umożliwi Państwu nawiązanie owocnej współpracy.
Łączę serdeczne pozdrowienia,
Zygmunt Miły
Taką wiadomość jednocześnie wysyłamy na dwa adresy: Adama Kowalskiego oraz Anny Nowak. Adam powinien odpisać Ani, Ania - Adamowi. Jak? Ania może poprosić o przesłanie oferty, Adam - zaproponować takie rozwiązanie. Dobrze też załączyć jakaś grzecznościową formułę: “Miło mi Pana poznać w rzeczywistości wirtualnej, mam nadzieję, że będziemy mieli taką okazję również ‘na żywo’". W dobrym tonie będzie załączenie pierwszej, okolicznościowej wiadomości do osoby, która nas przedstawiła, w naszym wypadku do Zygmunta Miłego. W ten sposób damy mu sygnał, że nawiązaliśmy kontakt. Dalsze korespondencja przebiega oczywiście już wyłącznie miedzy zainteresowanymi.
Jeżeli obie przedstawiane osoby znamy bardzo dobrze, są w podobnym wieku i jeśli wiemy, że pracują w branżach, w których szybko przychodzi się na ty, możemy w tekście przedstawienia zrezygnować z formuł “pan", “pani". Ogólna tendencja sprawia dziś, że na “ty" przechodzimy o wiele szybciej i z większą łatwością, ale nie zmienia to faktu, że wciąż wiele osób woli, by początek znajomości miał bardziej oficjalny wymiar. Sam się do nich zaliczam.
Na marginesie. Ostatnio usłyszałem taką historię: Do klubu sportowego weszła trzydziestokilkuletnia kobieta, którą recepcjonistka powitała słowami: “Cześć. W czym mogę ci pomóc?". W odpowiedzi usłyszała: “Czy my k*** jesteśmy na ty?" i trzaśnięcie drzwiami. Tak ciętej riposty nie pochwalamy, ale nie trudno się w niej dopatrzyć ogólnego zmęczenia nadużywaniem “tykania"...
Najbezpieczniej więc zrobić to w taki sposób: “...pozwól, że przedstawię Ci w ten sposób pana Adama Kowalskiego", “pani Anna Nowak jest specjalistką...". Trzeba pamiętać, żeby nigdy nie decydować za osoby przedstawiane o tym, czy będą sobie mówić po imieniu czy nie. No, chyba, że mają po 15 lat... Gdybyśmy z Anią i Adamem byli w stosunkach oficjalnych, zaczęlibyśmy oczywiście nasz list od “Szanowna Pani", potem “Szanowny Panie" i używalibyśmy formuł “pan", “pani". Być może inna byłaby też formuła zamykająca maila, np. “Z wyrazami szacunku".
Takiego mailowego przedstawiania osób nie można nadużywać. Najlepiej też wcześniej uzyskać zgodę osoby w danym układzie “ważniejszej" (w tym wypadku Anny Nowak). Proszę pamiętać, że nie można sobie przedstawić wszystkich. Anna Nowak na co dzień zajmuje się marketingiem, a więc wyposażanie firmy w gadżety reklamowe to jeden z jej służbowy obowiązków. To dlatego jej przedstawiliśmy Adama Kowalskiego. Przedstawiamy więc ludzi wtedy, gdy ma to pewien wspólny dla wszystkich cel.
A czy Państwa ktoś kiedyś przedstawił już przez maila? Może Państwo poznawaliście w ten sposób swoich znajomych? Proszę napisać o swoich doświadczeniach i przemyśleniach, a tymczasem
życzę miłego weekend,
Wojciech S. Wocław