W zeszłym tygodniu „założyliśmy” skrzynkę pocztową i ustaliliśmy nasz nowy adres. Czas więc na parę słów o tym, jak pisać służbowe maile. Zasady, o których tym razem będzie mowa, warto tak samo wykorzystywać w życiu prywatnym.
Jeśli adresujemy maila do więcej niż jednej osoby, musimy pamiętać, by nie wpisywać wszystkich adresów w polu "do". W tej sytuacji każdy z odbiorców dowie się do kogo jeszcze trafiła dana wiadomość. Z tej zasady możemy zrezygnować, jeśli pracujemy w zespole i przesyłamy do wszystkich członków notatkę (protokół) z ostatniego zebrania. Tutaj wszyscy się znają i sprawa równo każdego dotyczy. Proszę sobie jednak wyobrazić - to historia często przytaczana w podręcznikach do etykiety w biznesie - dyrektora banku, który zapomina o tej zasadzie i wysyła najnowszą ofertę do swoich najważniejszych klientów biznesowych. Nagle konkurujące z sobą firmy dowiadują się, że mają tego samego doradcę... Dodajmy, że warto o tym pamiętać również z powodu obowiązku ochrony danych osobowych.
To jeden z tych elementów wiadomości mailowej, który lekceważymy najczęściej. Czasem mam wrażenie, że więcej niż połowa wysyłanych przez nas maili nosi wszystkim dobrze znany temat "Re:". Tytuł wiadomości tymczasem powinien być krótki i treściwy, ma ukierunkowywać uwagę odbiorcy na problem poruszony w wiadomości. W przypadku często wymienianych maili (czasem przypominających czat) trudno co chwila zmieniać temat, to prawda. Pamiętajmy jednak, że jeśli w przyszłości będziemy chcieli powrócić do tej korespondencji, o wiele trudniej będzie nam odnaleźć poszukiwane informacje.
Ogólna zasada głosi, że jeśli załącznik ma duży rozmiar (10 MB i więcej) powinniśmy zapytać odbiorcę, czy możemy taki przesłać. Nie wszystkie skrzynki pocztowe są w stanie poradzić sobie z takimi wiadomościami. Upewnijmy się też, że załącznik ma odpowiedni format. Odpowiedni, czyli taki, z którym upora się odbiorca. Formaty takie jak ".doc", ".pdf" czy ".mp3" być może nie sprawią nikomu problemu, ale pliki graficzne zapisane w specjalnych programach mogą okazać się barierą nie do pokonania.
Zdarza się, że wymieniamy z jedną osobą mnóstwo wiadomości. Kilka pierwszych odnosiło się do konkretnej sprawy, ale każda kolejna dotyczyła już zupełnie czegoś innego. Dla własnej wygody jednak wybieraliśmy wiadomość otrzymaną od danej osoby, klikaliśmy "odpowiedz" i wysyłaliśmy kolejny list. W ten sposób buduje się drzewko korespondencyjne, którego długość czasem można by mierzyć w kilometrach... Tymczasem pod naszą wiadomością powinien znajdować się jedynie ten mail, do której nawiązujemy. W ten sposób nasza korespondencja staje się po prostu uporządkowana.
Powiedzmy tu o jeszcze jednej zasadzie: jeśli odpisujemy, dobrze rozpocząć naszą wiadomość "u góry" okienka i po kolei odnieść się do spraw poruszonych w mailu, który dostaliśmy. Niektórzy mają w zwyczaju odpisywać w postaci nanoszenia odpowiedzi na mail, który otrzymali. Ci, którzy myślą o odbiorcy używają do tego innej czcionki (również pod względem koloru). Chociaż odradzam to rozwiązanie (szczególnie w przypadku korespondencji oficjalnej), trzeba przyznać, że jest lepsze niż pominięcie zmiany czcionki czy jej koloru.