O wizytówkach najwięcej moglibyśmy się nauczyć od Azjatów. Nikt na świecie nie wręcza i nie przyjmuje wizytówek z tak wielką nabożnością, jak oni. Ostatecznie nasza wizytówka to jakaś część nas samych. Kiedyś w użyciu były nie tylko wizytówki służbowe, ale także prywatne. Chciałbym przypomnieć dziś kilka podstawowych zasad.
Większość wizytówek, które dziś otrzymujemy lub wręczamy, jest kolorowa. Wiele z nich zawiera nieraz bardzo oryginalną grafikę. Zdarza się, że forma graficzna nawiązuje do działalności firmy. Sam otrzymałem kiedyś wizytówkę zrobioną z brązowego kartonika z “odgryzionym" rogiem. Należała do menedżerki firmy produkującej czekoladę.
Klasyczna wizytówka powinna tymczasem być zrobiona z białego kartonu. Jej standardowe wymiary to 5x9 cm. W centralnym miejscu wizytówki powinno znajdować się imię i nazwisko jej właściciela, pod spodem nazwa stanowiska, które zajmuje. W dolnych rogach po prawej i lewej stronie zwyczajowo umieszcza się adres firmy, telefon kontaktowy, adres e-mail oraz strony internetowej. Logo firmy, jeśli w ogóle postanowimy je umieścić, powinno znaleźć się nad naszym imieniem i nazwiskiem, u “szczytu" wizytówki. Powinno być niewielkie. Dane mogą być rozplanowane nieco inaczej. Najważniejsze, by wizytówka była czytelna.
Należy pamiętać, że wręczana wizytówka zawsze powinna być czysta i bez żadnych zagięć. Jeśli dysponujemy wyłącznie taką, lepiej przeprosić, wytłumaczyć się brakiem i w ogóle jej nie wręczać. Dane na wizytówce powinny być zawsze aktualne. Tylko w sytuacji, gdy zmieniły się w ciągu ostatnich 48 godzin (np. w wyniku kradzieży telefonu) możemy je skreślić i wpisać nowe.
Wizytówkę przekazujemy drugiej osobie do ręki w taki sposób, by od razu mogła odczytać nasze imię i nazwisko. Nie rzucamy jej przed kimś na stół jakbyśmy rozdawali karty. Po odebraniu wizytówki należy na nią przez chwilę spojrzeć. Można ten moment wykorzystać na utrwalenie imienia i nazwiska nowo poznanej osoby. Pamiętajmy, że na wizytówce w obecności jej właściciela niczego nie zapisujemy! Możemy to zrobić po powrocie do biura czy domu, zanim włożymy wizytówkę do specjalnego albumu (polecam każdemu zakup takiego).
Kiedy należy wręczyć wizytówkę? Jeśli przychodzimy do firmy na umówione spotkanie powinniśmy wręczyć wizytówkę recepcjonistce (sekretarce), której w ten sposób ułatwimy zapowiedzenie naszego przyjścia. W sytuacji spotkania z klientem możemy wymienić się wizytówkami na początku lub na końcu spotkania.
Nie należy z własnej inicjatywy wręczać wizytówki osobom, które w hierarchii firmowej czy pod względem statusu społecznego zajmują wyższą pozycję. Jeśli w rozmowie z nimi przedstawimy się w sposób interesujący i zachęcający do podjęcia współpracy, najpewniej zostaniemy poproszeni o pozostawienie kontaktu lub otrzymamy wizytówkę z numerem telefonu, pod który będzie trzeba zadzwonić w najbliższym czasie.
Wizytówki najlepiej przechowywać w wizytownikach. Dzięki temu zawsze będą nienaganne pod względem estetycznym. Tam również wkładamy te wizytówki, które otrzymaliśmy. Proszę to robić bardzo uważnie, żeby chwilę później z rozpędu nie wręczyć komuś czyjejś wizytówki, którą zamiast pod spód, wsunęliśmy na wierzch. Jeśli nie mamy wizytownika, otrzymane bilety włóżmy do wewnętrznej kieszeni marynarki (lewej, w prawej jest miejsce na chusteczkę) lub do torebki. Nie powinno się natomiast wkładać wizytówki do kieszeni w spodniach, tym bardziej do tylnej Otrzymanymi wizytówkami nie należy się bawić. Wydłubywanie brudu spod paznokci czy używanie wizytówki jako wykałaczki to obrazy, które wciąż można zobaczyć, nawet na - jakby się wydawało - eleganckich przyjęciach.
Wizytówka to... nasza wizytówka. Nie traktujmy jej jako broszury czy ulotki. To właśnie z tego powodu na wizytówce nie powinno być miejsca na wypisywanie wszystkiego, czym zajmuje się nasza firma. Wizytówki należy rozdawać też z umiarem. Jeśli poznaliśmy kogoś nowego, rozmowa potoczyła się ciekawie, okazuje się, że w przyszłości będzie można z sobą nawiązać relacje biznesowe to znak, że warto zostawić wizytówkę. W pozostałych przypadkach lepiej tego nie robić.