„List w życiu człowiek pisze co najmniej raz” - śpiewali Skaldowie w „Medytacjach wiejskiego listonosza”. Dziś nierzadko piszemy przynajmniej raz na dzień. Mowa o mailach, tych służbowych i prywatnych, które obecnie stanowią jeden z fundamentów naszej komunikacji. Powiedzmy, o czym warto pamiętać zakładając skrzynkę pocztową.
Identyfikator
Identyfikator mailowy, którym posługujemy się w sytuacjach oficjalnych powinien koniecznie zawierać nasze imię i nazwisko, np. jan.kowalski@...pl. Używanie naszych przezwisk (lola, dziunia, słodziak, rambo, johny, łysy itd.) będzie nieprofesjonalne. Proszę mi wierzyć, że jeśli wyślemy CV do firmy, w której ubiegamy się o pracę i podamy taki adres, nie zrobimy najlepszego wrażenia na naszym ewentualnym pracodawcy.
Jeśli okaże się, że ktoś już korzysta z nicku "jan.kowalski", przypomnijmy sobie o naszym drugim imieniu, np. "jan.a.kowalski". Moim zdaniem to lepsze rozwiązanie niż dodawanie liczby, np. roku urodzenia: jan.kowalski1979.
Pamiętajmy, że przedstawiając się używamy imienia, a potem nazwiska. Jan Kowalski, nie zaś Kowalski Jan. Warto o tym pamiętać również w odniesieniu do maila.
Domena
Wybór odpowiedniej domeny warto dobrze przemyśleć. Niektóre z nich mogą zdradzić nasze poglądy, niektóre - wpłynąć negatywnie na nasz wizerunek. Bo co pomyśleć o kimś, kto aplikuje na stanowisko asystenta lub asystentki prezesa, a maila przysyła z domeny "buziaczek.pl"? Najlepiej wybierać domeny uniwersalne - takie, które nie budzą żadnych skojarzeń.
W biznesie na ogół domena stanowi nazwę firmy, w której pracujemy. Problemu nie mają też ci z nas, którzy posiadają własną stronę internetową, a przez to również skrzynkę pocztową. Ci stosują np. takie rozwiązanie: kontakt@jankowalski.pl lub jan@kowalski.pl.
W przyszłym tygodniu o tym, na co zwrócić szczególną uwagę pisząc wiadomość mailową, czyli zwroty na początku listu, odpowiedź na pytanie o sławetne "witam", sposobach kończenia wiadomości i adresowania maila do więcej niż jednej osoby...