Planujesz otworzyć sklep, salon kosmetyczny, kawiarnię lub restaurację? Otwórz się na klientów, którzy za nabywane produkty i usługi płacą bezgotówkowo. Aby przyjmować taki płatności, potrzebujesz terminala płatniczego. Jak działa to urządzenie? Czy terminal płatniczy trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego? I wreszcie: jaki rodzaj terminala najlepiej sprawdzi się w Twoim biznesie? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.

Czym jest i jak działa terminal płatniczy?

Terminal płatniczy to elektroniczne urządzenie przystosowane do przyjmowania płatności kartami - zarówno debetowymi, jak i kredytowymi. Ale nie tylko. Jeżeli w punkcie sprzedaży znajduje się terminal płatniczy, klient może zapłacić również BLIK-iem czy zbliżeniowo - np. za pomocą aplikacji Portfel Google w zegarku. Z perspektywy klienta oznacza to wygodę - nie trzeba nosić przy sobie gotówki. A warto wiedzieć, że coraz więcej konsumentów przekonuje się do kart płatniczych. Jak podaje NBP, w 2023 r. liczba aktywnych kart płatniczych (kart, z których wykonano przynajmniej jedną transakcję w danym kwartale) wynosiła ponad 33,8 mln.

Jak działa terminal płatniczy? To bardzo proste - krok po kroku proces jego użycia prezentuje się następująco:

  1. Klient otrzymuje informację o wysokości rachunku i deklaruje płatność bezgotówkową - przykładowo kartą płatniczą.
  2. Po zbliżeniu karty lub umieszczeniu jej w terminalu i wpisaniu kodu PIN, urządzenie odczytuje z niej informacje.
  3. Dochodzi do autoryzacji transakcji. Terminal łączy się np. z bankiem klienta, a ten z kolei sprawdza m.in. czy klient posiada wystarczające środki.
  4. Jeżeli nie ma przeszkód, wyświetla się stosowny komunikat. Następnie drukowane jest potwierdzenie przeprowadzenia transakcji.
  5. Środki z autoryzowanej transakcji zostają niezwłocznie przekazane na rachunek bankowy przedsiębiorcy.

Chociaż płatność bezgotówkowa może wydawać się skomplikowana, to w rzeczywistości jest inaczej - trwa ona zaledwie kilka sekund. Dla wielu klientów jest ona zdecydowanie wygodniejsza niż płatność gotówką - wystarczy przyłożyć do terminala kartę płatniczą, smartfona lub zegarek.

Czy terminal płatniczy jest obowiązkowy?

To pytanie zadają sobie osoby, które przygotowują się do założenia działalności gospodarczej. Aby uzyskać odpowiedź, trzeba zajrzeć do aktualnych przepisów. W tym przypadku "aktualne" oznacza obowiązujące od początku 2022 r.

Z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców wynika, że:

  • Przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana (...), przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych.
  • Przepisu ust. 1 nie stosuje się do przedsiębiorcy, który nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Jak należy rozumieć instrument płatniczy? To środek płatniczy inny niż banknoty czy monety. W praktyce zatem przedsiębiorca nie musi posiadać terminala płatniczego - może zaproponować klientom płatność przelewem czy nawet czekiem. W praktyce jednak trudno wyobrazić sobie płatność przelewem po posiłku w restauracji czy wykonaniu zabiegu pielęgnacyjnego w salonie kosmetycznym. To właśnie powoduje, że terminale płatnicze są popularne - pozwalają przedsiębiorcom wywiązać się z nałożonych na nich obowiązków.

Warto też pamiętać, że przepisy dopuszczają wyjątek - płatności przy użyciu instrumentu płatniczego nie muszą oferować przedsiębiorcy, którzy nie korzystają z kas rejestrujących. Prawo dokładnie wskazuje, kto i kiedy może skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Mimo że nie musisz mieć kasy fiskalnej, planujesz jej zakup? W tej sytuacji warto rozważyć również umożliwienie klientom płacenia bezgotówkowo.

Jaki terminal płatniczy wybrać?

Na rynku dostępnych jest wiele terminali płatniczych - terminale stacjonarne, terminale mobilne i PIN Pady kasowe. Jeżeli chcesz umożliwić swoim klientom płatność np. kartą płatniczą, pozostaje wybrać urządzenie. W odpowiedzi na pytanie, który terminal płatniczy najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie, pomóc może poniższa checklista:

  • Czy transakcje będą wykonywane w sposób ciągły? Jeżeli otwierasz sklep spożywczy lub aptekę, z pewnością nie będziesz narzekać na brak klientów. Ponieważ wielu z nich może płacić kartą płatniczą, to czas ma szczególne znaczenie - zdecyduj się na stacjonarny terminal płatniczy, który nie tylko jest szybki, ale może również obsługiwać np. karty lojalnościowe.
  • Czy planujesz oferować usługi lub produkty również poza punktem sprzedaży? Jeżeli chcesz otworzyć salon fryzjerski, Twój biznesplan może przewidywać dojazd do klientek (klientów). Wówczas stacjonarny terminal płatniczy nie będzie najlepszym rozwiązaniem - zdecydowanie lepiej sprawdzi się terminal mobilny.
  • Czy planujesz otworzyć lokal gastronomiczny? W tej sytuacji najlepiej sprawdzić może się PIN pad kasowy. To osobne urządzenie z klawiaturą, które jest zintegrowane z systemem kasowym. Decydując się na PIN pad kasowy, możesz przyjmować płatności bezgotówkowe bezpośrednio przy stoliku - gość nie musi podchodzić do kasy.

Wybór urządzenia to nie wszystko - musisz jeszcze wziąć pod uwagę ofertę dostawcy terminala. Ważne są choćby warunki finansowe. Sprawdź, czy występuje opłata za aktywację terminala płatniczego, ile wynoszą opłaty miesięczne za terminal i opłaty transakcyjne oraz ile zapłacisz za wsparcie serwisowe. Jeżeli otwierasz swój pierwszy biznes, możesz skorzystać z programu "Polska Bezgotówkowa". Otrzymasz wówczas urządzenie na preferencyjnych warunkach.

Dlaczego warto zdecydować się na terminal płatniczy?

Bez względu na to, czy planujesz prowadzić sklep, czy też restaurację, podstawowym argumentem przemawiającym za wyborem terminala płatniczego jest możliwość obsługi klientów, którzy preferują płatności bezgotówkowe. Brak takiego urządzenia może spowodować, że Twój biznes będzie omijany przez wielu potencjalnych nabywców - skierują oni swoje kroki do konkurencji, która ma świadomość zmiany przyzwyczajeń konsumentów w zakresie płatności. Ale powodów, aby zdecydować się na terminal płatniczy, jest zdecydowanie więcej.

Terminal płatniczy - jakie jeszcze ma korzyści:

  • Pomaga budować wizerunek nowoczesnej firmy. Klienci mogą zacząć postrzegać Twój punkt handlowy lub usługowy jako przyjazny - zwłaszcza gdy w najbliższej okolicy nie można płacić bezgotówkowo.
  • Minimalizuje ryzyko utraty gotówki. Ponieważ w kasie jest mniej gotówki, nie musisz m.in. wynajmować firmy ochroniarskiej, która pomoże Ci bezpiecznie przewieźć utarg do banku. To oznacza brak dodatkowych kosztów.
  • Niższe ryzyko, że do kasy trafią fałszywe banknoty. Więcej płatności bezgotówkowych sprawi też, że będziesz bardziej wyczulony podczas przyjmowania gotówki. Inaczej mówiąc, w ten sposób możesz uchronić się przed oszustwami.
  • Oszczędność czasu. Płatność bezgotówkowa trwa krócej niż płatność gotówką. Możesz zatem szybciej obsługiwać klientów. Jednocześnie z perspektywy nabywców oznacza to, że w Twoim sklepie nie ma kolejek.
  • Brak konieczności zapewniania dużej ilości bilonu. Notoryczne problemy z wydawaniem reszty mogą zniechęcić klientów do punktu handlowego lub usługowego. Terminal płatniczy eliminuje w pewnym stopniu ten problem - część klientów płaci bezgotówkowo.

Jak widzisz, wybór terminala płatniczego może się opłacać. Co więcej, jeżeli możesz skorzystać ze wspomnianego programu "Bezgotówkowa Polska", koszty wiążące się z pozyskaniem i korzystaniem z urządzenia nie będą wysokie. To jeszcze jeden powód, dla którego warto umożliwić klientom płatności bezgotówkowe.

Dostrzegasz korzyści płynące z zaopatrzenia się w terminal płatniczy? Pamiętaj, że odnośnie do tego urządzenia przepisy nie są tak rygorystyczne, jak w przypadku kas fiskalnych - terminala płatniczego nie musisz zgłaszać do urzędu skarbowego.